Вопросы и ответы

Чтобы зарегистрироваться в системе «Электронный Офис» необходимо пройти на официальном сайте Банка процедуру регистрации и сформировать собственные секретные ключи для работы с системой. Результатом регистрации является:

• присвоение персонального идентификатора владельца АСП (аналога собственноручной подписи);
• получение секретных ключей для работы в системе «Электронный Офис», сохраняемых на дискете или на съемном USB-носителе;
• получение Акта регистрации владельца АСП, распечатываемого на принтере.

Процедура регистрации проста, занимает немного времени и подробно описана в руководстве пользователя.

Для работы с системой необходимо использовать Microsoft Internet Explorer версии 5.0 или выше (другие браузеры не поддерживаются). В качестве операционной системы подойдут Windows NT версии 4.0, Windows 2000, Windows XP, Windows 98 SE,ME и Windows Vista с установленной поддержкой русского языка.

Рис. 1. Установка элементов ActiveX, необходимых для работы «Электронного офиса»

При первом входе в систему потребуется установить необходимые компоненты для работы «Электронного офиса». При появлении ошибки загрузки компонентов системы необходимо, щелкнув правой клавишей мыши на полосе предупреждения, выбрать пункт Установить элемент управления ActiveX (см. Рис. 1).

При появлении предложения об установке программного обеспечения следует выбирать клавишу Установить (см. рис. Рис. 2).

Рис. 2. Установка программного обеспечения, необходимого для работы «Электронного офиса»

Данную процедуру необходимо выполнять при:

• первом входе в систему;
• обновлении версии программы;
• переустановке операционной системы.

До формирования новых секретных ключей необходимо подготовить чистую отформатированную дискету. Если используется USB-носитель, то его форматировать не требуется. При этом USB-носитель должен определяться операционной системой как «съемный носитель», и на нем не должно быть папки с именем «skeys». Другие носители, такие как: HDD, CD-R, CD-RW не подойдут!

Для генерации секретных ключей необходимо:

• вставить в дисковод чистую отформатированную дискету (или подключить съемный носитель к USB-порту);
• выбрать ссылку «Войти в систему» на странице сайта в разделе «Электронный офис»;
• далее внимательно выполнить все инструкции, которые будут появляться на экране.

После создания секретных ключей на дискету или USB-носитель будут записаны ключи, а на экране пользователю будет предложено заполнить «Акт регистрации владельца АСП», который необходимо распечатать, и в течение 10 дней (с момента генерации ключей) доставить в двух экземплярах в отделение Банка, где открыты счета пользователя. Там необходимо заключить договор. При этом носитель с секретными ключами остается у пользователя — он потребуется для дальнейшей работы. На основании документа «Акт регистрации владельца АСП» в течение двух-трех рабочих дней секретные ключи пользователя будут зарегистрированы.

Работать в системе «Электронный Офис» можно начать при наличии у пользователя сертифицированных Банком ключей, действующих на текущий момент.

Сертификация ключей производится Банком после заключения договора на основании акта регистрации владельца АСП в течение двух-трех рабочих дней с момента предоставления акта в отделение, в котором открыты счета пользователя.

Срок действия ключей равен одному году с момента их генерации. После окончания данного срока ключи автоматически перестают действовать (если пользователь не воспользовался процедурой продления ключей).

За 45 дней до окончания срока действия ключей при каждом входе в систему на экран выводится сообщение об оставшемся времени действия ключей и предлагается пройти процедуру их продления:

Рис. 3. Сообщение о продлении секретных ключей

Согласившись с этим предложением программы (выбор кнопки «Yes»), пользователь генерирует новые значение ключей, после чего данные о новых ключах сохраняются на ключевом носителе, а в Банк автоматически отправляется запрос на их сертификацию.

После проведения процедуры продления сообщение, приведенное на Рис. 3, больше на экран не выводится.

Через один — два дня при очередном входе в «Электронный Офис» программа сообщит о том, что сформированные ключи прошли сертификацию, и предложит сохранить эту информацию на ключевой носитель пользователя.

После окончания срока действия старых ключей автоматически вступят в действие новые.

Идентификатор ключей сохраняется прежним (он указан в копии «Акта регистрации владельца АСП»), изменяется только значение ключей и срок их действия. При этом приезд пользователя в отделение Банка, где открыты счета, не требуется. Процедура продления проводится один раз в год только на одном носителе. Повторная генерация с копии ключей пользователя приведёт к блокировке ключей.

Секретные ключи могут храниться на дискете или USB-носителе, определяемом компьютером, как съемный носитель:

Рис. 4. Секретные ключи на носителе типа дискета

Для корректной работы «Электронного Офиса» носители с секретными ключами не должны быть защищены от записи.

На дискете может храниться только один секретный ключ, при этом посторонних папок и файлов на ней быть не должно.

На USB-носителе может располагаться несколько секретных ключей.

Для правильного считывания ключей в корневом каталоге USB-носителя должна быть папка SKEYS. Она создается автоматически при создании ключей. При переносе ключей с дискеты эту папку необходимо создать вручную и скопировать в нее все файлы с ключевой дискеты.

Для размещения на USB-носителе нескольких секретных ключей одновременно каждый ключ должен находиться в каталоге SKEYSX, где Х — признак очередного секретного ключа (и может принимать значения 1-9, А-Z). Таким образом, первый секретный ключ будет находиться в каталоге SKEYS, второй — в SKEYS1, третий -в SKEYS2 и т.д. Для корректной работы в папках с секретными ключами не должно находиться посторонних файлов и подпапок. Остальное пространство USB-носителя пользователь может использовать по своему усмотрению (см. Рис. 5).

Рис. 5. Секретные ключи на USB-носителе

При входе в «Электронный Офис» пользователю будет предложен список ключей, из которого Система предложит выбрать необходимый для работы ключ (см. Рис. 6).

Рис. 6. Выбор ключей

При необходимости в генерации дополнительных секретных ключей (и расположении их на съёмном носителе) достаточно найти каталог SKEYS на съемном носителе и переименовать его в каталог SKEYSX (где Х=1-9, A-Z). Приступить к процедуре создания ключей. После этого автоматически будет создан новый каталог SKEYS, и вновь созданные секретные ключи будут размещены в нём.

Рис. 7. Свойства секретных ключей

Для того чтобы увидеть идентификатор ключей, сроки их действия, наличие будущего ключа и его сертификацию Банком пользователю необходимо выполнить вход в «Электронный Офис» (это возможно только при наличии сертифицированного текущего ключа), в левом окне выбрать: «Система защиты» / «Секретные ключи» / «Ключи подписи и защиты».

В правой верхней части формы в поле «Идентификатор» отображается значение идентификатора ключей пользователя. После его выделения мышью в нижнем правом поле отобразится полная информация о ключах:

Следует отметить, что при нажатии на значение идентификатора ключей в верхней правой части формы, справа от кнопки «Доставка» (верхняя строка формы, представленной на Рис. 7), появятся доступные функции для данного раздела. Так, в данном представлении имеется возможность смены пароля доступа к секретным ключам. Для этого необходимо:

• выделить идентификатор в верхнем правом поле и нажать правую клавишу мыши;
• из контекстного меню выбрать команду «Произвести смену пароля доступа» или нажать одноименную кнопку в верхней строке экрана;
• в появившемся окне ввести старый пароль доступа к секретным ключам и нажать кнопку «OK»;
• придумать и ввести новый пароль, после чего нажать кнопку «ОК».

Смена пароля производится только на текущем ключевом носителе и не приводит к автоматической смене пароля на всех копия данных ключей, сделанных пользователем ранее.

Если при сверки открытого ключа Центра Сертификации Банка данные не совпадают с бумажным носителем то, для начала необходимо разобраться, что именно и с чем пользователь пытается сравнить. Следует удостовериться в том, что правильно выбран бумажный носитель, на котором отображена информация для сверки. Следует проверить название документа, а также идентификатор, указанный на экране компьютера и на бумаге.

В отделении Банка клиент получает заверенные бумажные копии действующих открытых ключей Центра сертификации на фирменном бланке (это открытые ключи центра сертификации банка). Таких ключей (бумажных носителей) должно быть два и один из них и необходимо будет сравнить в окне «Сверка открытого ключа Центра Сертификации» (см. Рис. 8).

Рис. 8. Окно сверки открытого ключа Центра Сертификации

Если по какой то причине у пользователя отсутствуют бумажные копии открытого ключа Центра Сертификации Банка, то их можно получить в отделении повторно. Система не обязательно предлагает сравнить оба открытых ключа Центра Сертификации, вполне возможно, что пользователю будет предложено сравнить только один из действующих ключей Банка.

Внимание!!! Не надо пытаться сверить открытый ключ Центра Сертификации Банка с бумажной копией Акта Регистрации владельца АСП. Это разные документы и совпадать они не должны.

На бланке открытого ключа Центра Сертификации Банка перечислены идентификаторы Банка, которые необходимо добавить в список признаваемых пользователем подписей для успешного обмена информацией. Пример появления запроса настройки прав (см. Рис. 9).

Рис. 9. Окно запроса настройки прав доступа

Если пользователь выберет ответ «Нет», то тем самым занесёт идентификатор в «черный список» и откажется принимать все сообщения, подписанные этим идентификатором (т.е. не сможет получать необходимую информацию из Банка).

Как удалять идентификаторы из «черного списка» описано в пункте 14 настоящего документа.

Рис. 10. Часть окна платежного поручения

Поля для заполнения налоговых платежей будут доступны в форме платежного поручения только после введения в поле «Статус составителя» соответствующего кода (см. Рис. 10).

Для осуществления платежей между нерезидентами при заполнении платежного поручения в поле «Назначение платежа, наименование товара, …» «необходимо ввести код валютной операции (код VO).

Код VO можно узнать в отделении Банка у валютного контролера или главного бухгалтера. Указывается он в поле «Назначение платежа, наименование товара, …» в начале строки без знаков препинания и пробелов в фигурных скобках {} (см. Рис. 11).

Рис. 11. Нижняя часть окна платежного поручения

После написания кода VO назначение платежа заполняется обычным образом (см. руководство пользователя).

По умолчанию в системе «Электронный Офис» отображается информация за последние 5 дней. Чтобы увидеть платежи, которые проводились более 5 дней назад в системе существует два способа.

1-ый способ:

• выделить название организации или счет в левой части экрана (см. Рис. 12);
• нажать на кнопку «Запросить архив о…» в верхней части формы;
• во вновь появившемся окне выбрать нужный период и нажать «Запросить».

2-ой способ:

• щелкнуть правой клавишей мыши на счёте или названии организации в левой части экрана (см. Рис. 12);
• выбрать в появившемся контекстном меню операцию «запросить архив операций по счету…»;
• во вновь появившемся окне выбрать нужный период и нажать «Запросить».

Серая информационная полоса внизу окна изменит свой вид, и при подведении к ней курсора появится информация о диапазоне дат и количестве представленных документов. В соответствующих папках под счетами появятся документы, отправленные и полученные за представленный диапазон времени (см. Рис. 12).

Рис. 12. Отображение платежей за произвольный период

Если в «Электронном Офисе» у пользователя отображаются несколько счетов, и необходимо перевести средства с одного из них на другой, то можно воспользоваться функцией быстрого заполнения документа. Выделив мышью счет, с которого нужно отправить деньги, надо нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская её, перетащите его на счет, который нужно пополнить. В случае если данная операция возможна между этими двумя счетами, откроется соответствующая форма для заполнения, где необходимо ввести только сумму и назначение платежа. При этом если счета в одной валюте, то на экране откроется окно формы платежного поручения, если счета в разных валютах — окно валютной конвертации, если операция проводится между расчетным и карточным счетами — окно пополнения СКС. Если форма не появляется, значит подобная операция между данными счетами невозможна.

Следует обратить особое внимание на то, что успешное выполнение процедуры отмены платежа зависит от многих факторов, и чем скорее пользователь обратится в Банк, тем выше вероятность оперативного разрешения сложившейся ситуации.

Для того чтобы отменить произведенный пользователем платеж необходимо:

• Связаться любым возможным способом с отделением, в котором производится обслуживание клиента.
• Уведомить операциониста о необходимости отмены платежа, уточнить какую информацию нужно для этого указать в заявлении.
• Доставить заявление в Банк. Заявление в бумажном виде необходимо привезти в отделение, или отправить текстовое сообщение в Банк через систему «Электронный Офис».

Как создать текстовое сообщение в банк.

Рис. 13. Создание текстового сообщения

Чтобы создать текстовое сообщение в Банк надо:

• открыть папку под счётом клиента Текстовое сообщение / Шаблоны в левой части экрана (см. Рис. 13);
• в правом верхнем поле дважды щелкнуть мышью по первой строке (или щелкнуть по ней правой кнопкой мыши) и выбрать в открывшемся меню: «Создать новый документ по образцу» (см. Рис. 13). На экране появится следующее окно:

Рис. 14. Текстовое сообщение

• заполнить заявление, номер, дату, сумму и причину отменяемого платежа (см. Рис. 14);
• пометить созданное сообщение к отправке (поставить «галочку» в поле «К отправке», Рис. 14);
• нажать на кнопку «Сохранить» (Рис. 14);
• нажать на кнопку «Доставка» (Рис. 13).

После успешной доставки заявления в Банк, следует еще раз связаться с операционистом и убедиться, что заявление прочитано операционистом и платеж будет отменён.

Рис. 15. просмотр ролей пользователя

Примечание: Если под счётом клиента отсутствует папка «Текстовое сообщение», то необходимо попросить операциониста отделения добавить на этот счет роль «Текстовые сообщения». Посмотреть назначенные роли можно, выделив счет и выбрав функцию «Показать роли» (см. Рис. 15). Если клиент захочет в день отмены платежа отправить платеж повторно, то ему необходимо изменить номер платежа. В противном случае платеж обработан не будет.

Для импорта данных из «1С» в файл в текстовом формате надо воспользоваться приведенными на Рис. 16 формами («связь с клиентом Банка» для системы «Клиент-Банк РФК» или «BCLIENT». Обычно выбирают файл 1c_to_kl.txt).

Рис. 16. Вид меню импорта экспорта в программе «1С»

Далее надо:

• войти в «Электронный Офис»;
• в левом окне нажать правой кнопкой мыши на наименовании клиента;
• в появившемся контекстном меню выбрать операцию «Загрузить данные из системы 1С» (или нажать одноименную кнопку на панели инструментов системы);
• указать путь к файлу, в который предварительно выгружены данные из 1С.

Рис. 17. Загрузка данных из системы 1С

После загрузки файла новые платежные поручения, которых нет ни в черновиках ни в Банке, появятся в новой папке «Загружены» со статусом «Импортированные» (см. Рис. 18). В этой папке документы находятся только на рабочем месте, и их нельзя редактировать.

Рис. 18. Перевод загруженных данных в черновики

Необходимые платежные поручения из папки «Импортированы», правой кнопкой мыши через меню переводятся в «черновики» (это можно делать по одному или группой, если предварительно её выделить с клавишей «shift» или «ctrl»). Далее эти документы можно редактировать, пометить к отправке и т.д.

После удачного импорта, при нажатии правой кнопкой мыши на наименовании клиента кроме пункта меню «Загрузить данные из системы 1С», появится «Выгрузить данные в систему 1С».

Рис. 19. Выгрузка данных в систему 1С

Для экспорта информации в «1С» надо:

• выбрать операцию «Выгрузить данные в систему 1С»;
• задать имя файла (обычно kl_to_1c.txt) (см. Рис. 22);
• нажать на кнопку «Сохранить» (см. Рис. 22);
• загрузить этот файл в систему «1С» (см. Рис. 16).

При этом документы, которых не было ранее в «1С» загрузятся за тот же период времени.

Загрузить данные из «Электронного офиса» в систему «1С» можно и другим способом: запросив предварительно выписку в формате «1С». Для этого в левой части окна под номером счета надо открыть папку Отчеты / Шаблоны и дважды щелкнуть мышью в правом верхнем окне по строке «Справка в формате 1С» (Рис. 20).

Рис. 20. Выбор формата выгружаемой справки

В появившемся окне надо задать необходимый период дат и нажать на кнопку «Запросить».

После этого выбрать мышью папку «Отчеты» / «Обработанные» и в правом верхнем окне дважды щелкнуть по строке «Файл в формате 1С» (Рис. 21).

Рис. 21. Запрос выписки в формате 1С

На экране появится окно для сохранения файла:

Рис. 22. Окно для сохранения файла в текстовом формате

Для экспорта информации в «1С» надо:

• выбрать папку для сохранения;
• задать имя файла (обычно kl_to_1c.txt);
• нажать на кнопку «Сохранить»;
• загрузить этот файл в систему «1С» (см. Рис. 16).

Возможные сообщения системы:

Невозможно отобразить страницу — Необходимо проверить подключение к Интернет, настройки браузера и правильность адреса в адресной строке. Рекомендуется обратиться к системному Администратору.

Ошибка загрузки компонентов — Необходимо произвести установку компонентов ActiveX.

Не обнаружено секретных ключей — Необходимо проверить наличие носителя секретных ключей в компьютере. Необходимо убедиться, что данные считываются с носителя, проверить выполнение правил хранения секретных ключей. Если не удалось прочитать ключи, файлы отсутствуют или повреждены — то необходимо создать новые ключи и заново их регистрировать.

Неверный пароль — Необходимо проверить правильность включения раскладки клавиатуры (русские — английские, большие — маленькие), убедиться в правильности секретных ключей (идентификатор при введении пароля должен соответствовать указанному в акте регистрации). Если пользователь забыл пароль и не может повторить его ввод, то необходимо создать новые ключи и заново их зарегистрировать.

В случае если пользователь не может найти свои счета, ему рекомендуется убедиться, что настройки интерфейса «Электронного Офиса» произведены корректно, так как это описано в руководстве пользователя, а именно:

1. Убедиться, что в папке «Активные филиалы» присутствует филиал, в котором у клиента открыт счет (работа в «Электронном Офисе» возможна только с Активными филиалами).
2. Проверить системную дату на компьютере (двойной щелчок на часах в правом нижнем углу). Если дата неверна, то её необходимо исправить и перезапустить систему «Электронный Офис».

Рис. 23. Проверка правильности системной даты

3. В папке «Настройки прав» выделить «Не признаю подписи» и в правом верхнем окне под словом «идентификатор» посмотреть, не занесён ли идентификатор Банка в чёрный список. Щёлкнув на идентификаторе правой клавишей мыши, удалить его из чёрного списка.

Рис. 24. Удаление идентификатора из «Черного списка»

Затем необходимо осуществить повторный вход в систему «Электронный Офис». На вопрос о доверии клиента идентификатору Банка, необходимо ответить утвердительно — «Да». Процедура добавления идентификаторов Банка, а также сверки открытого ключа Центра сертификации Банка, описана в руководстве пользователя. Проводится она на основании выданного клиенту открытого ключа центра сертификации на бумажном носителе, в котором перечислены идентификаторы Банка. Идентификаторы Банка должны быть признаны клиентом.

4. Если счет клиента привязан к пластиковой карте, следует убедиться, что «Пластиковые карты» также добавлены в «Активные филиалы».

Если же и после проверки вышеуказанных настроек счета клиенты остались недоступными, то необходимо позвонить в отделение, где заключался договор на «Электронный Офис», и попросить операциониста проверить состояние договора и привязку счетов к ключам.

При отправке в Банк созданных клиентом документов может появиться сообщение об ошибке. Для выяснения причины, по которой документ не был принят, необходимо выполнить следующие действия:

• в левой части окна щёлкнуть на папке «С ошибками»;
• в правой верхней части окна выделить ошибочный документ;
• в нижней правой части окна прочитать сообщение об ошибке.

Рис. 25. Сообщение об ошибке при отправке документа в Банк

Возможные сообщения об ошибке:

Ошибка при заполнении — Допущена ошибка при заполнении документа, необходимо проверить правильность заполнения и повторить отправку документа.

Ошибка при обмене — В момент передачи документа связь с Банком прервалась. Необходимо проверить соединение с Интернетом, повторить вход в «Электронный Офис» и отправку документа. Возможно, придётся создавать документ заново.

Ошибка при обработке в Банке — Ошибка возникла при проверке в Банке. В зависимости от текста ошибки, необходимо устранить причину и повторить отправку документа (возможно, для проверки правильности заполнения документа потребуется обратиться в отделение, где открыт счет, или связаться с технической поддержкой).

Правила заполнения платежных документов приведены в руководстве пользователя.

Для облегчения заполнения платежных документов в системе предусмотрены всплывающие подсказки. При подводе курсора мыши к интересующему клиента полю на экране появляется всплывающая подсказка с правилами заполнения данного поля.

Рис. 26. Всплывающая подсказка

Для удобства заполнения полей документа в системе предусмотрены встроенные справочники:

1. При нажатии на клавишу , расположенную справа от поля «ИНН», пользователю становится доступен справочник контрагентов, в котором автоматически сохраняются все реквизиты, по которым пользователем совершались платежи. Справочник хранится на секретном носителе клиента.
2. При нажатии на клавишу , расположенную справа от поля «БИК», пользователю становится доступен справочник Банков.

После заполнения формы платежного поручения (см. Рис. 26) все поля в документе должны иметь салатовый цвет. По нажатию на клавишу «Проверить» встроенный помощник произведёт предварительную проверку правильности заполнения документа и выведет результаты на экран.

В случае, если у пользователя имеются затруднения при заполнении того или иного поля реквизитов, рекомендуется обратиться к контрагенту или проконсультироваться со специалистами отделения Банка, в котором производится обслуживание счетов клиента.

Если у клиента возникли вопросы по результатам, отраженным в полученной выписке, рекомендуется проконсультироваться со специалистами отделения Банка, в котором он обслуживается.

Порядок запроса отчета по счету клиента подробно описан в руководстве пользователя.

Рис. 27. Запрос операций по счёту

Если пользователь часто отправляет платежные поручения, различные заявления и т.д. одним и тем же контрагентам, то можно воспользоваться функцией «создания нового документа по образцу» или подготовленным ранее «шаблоном». Принципы создания рассмотрим на примере платёжного поручения.

Для того чтобы создать шаблон необходимо:

• подготовить платежное поручение заполнив поля, которые остаются неизменными;
• сохранить платежное поручение как черновик;

Рис. 28. Создание шаблона по черновику.

• выбрать в левой части окна под счётом клиента папку «Черновики»;
• в правой верхней части окна щёлкнуть на сохраненном черновике правой клавишей мыши;
• в появившемся меню выбора вариантов доступных действий с документом выбрать операцию «Создать шаблон пользователя по образцу»;
• ввести наименование шаблона.

Рис. 29. Ввод наименования шаблона.

В дальнейшем пользователь сможет выбирать подготовленное платежное поручение в папке «Шаблоны» под этим именем.

Рис. 30. Выбор шаблона.

Чтобы создать новый документ по образцу необходимо выбрать соответствующее меню и выделить ранее созданный документ.

Увидеть документы, отправленные более пяти дней назад, можно, если запросить архив.

В форме платежном поручении имеется справочник контрагентов, в котором автоматически сохраняются все реквизиты, по которым клиент успешно осуществил платежи. Он хранится на секретном носителе пользователя в файле настроек. Если из справочника контрагентов пропали записи, то это может быть связано с тем, что:

• на ключевом носителе поврежден конфигурационный файл;
• пользователь сменил ключи для работы с системой.

В обоих случаях восстановить данные контрагентов можно, запросив архив операций за период времени, который включает в себя дату осуществления платежей этим контрагентам.

Если пользователем утеряны ключи от системы «Электронный офис» или из строя вышел ключевой носитель, то необходимо пройти процедуру генерации ключей заново и привезти в отделение Банка Акт регистрации владельца АСП на регистрацию нового ключа.

Если у пользователя имеется резервная копия текущих секретных ключей, то в случае выхода из строя ключевого носителя можно воспользоваться ею. Но в целях безопасности при утере секретных ключей настоятельно рекомендуется написать заявление в отделении Банка на отмену утраченных ключей.