В бизнес-среде принято делить все расходы на две категории: капитальные и операционные. Первые называют CAPEX (от англ. Capital Expenditure). Это затраты на приобретение активов, формирующих прибыль. Вторые − OPEX (от англ. Operation Expenditure). Это деньги, которые организация тратит на поддержание жизнедеятельности.

Единого списка операционных расходов нет. В зависимости от сферы деятельности, компания может включить в эту категорию разные издержки. Для большинства предприятий это:

• зарплата сотрудников;
• административные расходы;
• аренда помещений;
• расходы на логистику;
• коммунальные платежи;
• затраты на рекламу;
• сырье и материалы.

Фактически операционными считают все регулярные затраты, которые нельзя отнести к капитальным. Также обычно не включают налоги и проценты по кредитам.

Для примера представим компанию, которая занимается грузоперевозками. У нее есть собственный склад и несколько газелей, а также офисное помещение в аренде. Покупка недвижимости и транспорта — капитальные вложения. Это разовое приобретение активов, которое будет основой для получения прибыли. Затраты на арендные платежи, зарплаты, бензин и текущее обслуживание автомобилей — операционные. Они необходимы для поддержания жизнедеятельности организации.

Для бизнеса операционные расходы — это деньги на ежедневное обслуживание предприятия. Но в бухгалтерском учете термин используется немного иначе. Это связано со стандартами, применяемыми до 2006 года. Тогда все непрямые издержки предприятия делили на три категории:

• внереализационные;
• чрезвычайные;
• операционные.

В 2006 году Минфин приказом упразднил это разделение. В действующем положении о бухгалтерском учете все три категории объединили в одну и назвали «Прочие расходы». Предприятиям разрешено учитывать издержки по старым правилам в добровольном порядке, но это не обязательно. Тем не менее, многие продолжают делить затраты по категориям по старой методике.

Для бухгалтеров операционные расходы имеют более узкий смысл, чем это общепринято в бизнес-среде. В них включают затраты на:

• временное использование активов;
• права на патенты или объекты интеллектуальной собственности;
• участие в уставных капиталах других организаций;
• проценты за кредиты и займы;
• услуги кредитных организаций;
• штрафы, пени или другие формы возмещения убытков;
• благотворительные, спортивные, оздоровительные мероприятия.

В отличие от общего понимания операционных расходов, бухгалтерский термин не включает зарплаты сотрудников, закупки материалов, издержки на ремонт или обслуживание техники. Эти статьи относят к затратам по обычным видам деятельности.

Часто предприниматели оценивают финансовое состояние компании по размеру прибыли: вычитают из суммы доходов все расходы. Такой расчет очень простой, и отражает только итоговый результат. Его недостаточно для проведения полноценного анализа работы предприятия. Контроль расходов помогает понять, на каком этапе компания теряет деньги, и как заработать больше в заданных условиях.

Величина операционных расходов сильно зависит от сферы деятельности предприятия. Например, в бытовых услугах они обычно намного больше, чем капитальные. Парикмахерской для работы требуется минимум капитальных вложений: достаточно купить кресла, зеркала и немного техники. При этом затраты на ежедневное обслуживание могут достигать больших сумм, ведь требуется постоянно закупать расходные материалы, платить за аренду помещения и выдавать зарплату.

Сама по себе сумма, затраченная на обеспечение бесперебойной работы, никакой информации для анализа не дает. Большие издержки могут генерировать хорошую прибыль, и наоборот, предприятия бывают убыточными даже при скромных операционных расходах. Важна не абстрактная сумма, а ее соотношение с остальными финансовыми показателями.

Чтобы понять, сколько компания тратит на производственную деятельность, используют коэффициент операционных расходов (OER, от англ. Operating expense ratio). Он вычисляется по формуле:

(Операционные расходы/Выручка) × 100%

Коэффициент рассчитывают за определенный период — обычно месяц или квартал. Он показывает, сколько процентов от дохода тратится на обеспечение жизнедеятельности.

Вычислив коэффициент, бизнес получает информацию для контроля текущих издержек. Важно отслеживать показатель в динамике, чтобы понимать, насколько эффективно компания расходует деньги. Коэффициент также можно использовать для сравнения с показателями бизнеса из аналогичной сферы. Это поможет оценить величину издержек относительно конкурирующих производств.

Коэффициент также используют для анализа эффективности работы руководства. Бизнес стремится к увеличению прибыли за счет снижения трат. Ограничение капитальных расходов для этого не используется, потому что они генерируют активы предприятия. Зато оптимизация операционных расходов помогает получить больше дохода, и эта задача целиком зависит от грамотного руководства организацией.

Чтобы вычислить коэффициент операционных расходов, нужно знать финансовые показатели предприятия. Можно воспользоваться сведениями из бухгалтерской отчетности. Но в РБСУ (Российские стандарты бухгалтерского учета) эти затраты помещены в категорию «Прочие», поэтому выделить нужные статьи расходов сложно. Также придется отдельно собрать информацию о зарплатах и затратах на расходные материалы. В бухгалтерском понимании эти издержки не относятся к операционным.

Гораздо лучше для анализа подходит отчетность по международным стандартам (МСФО). Если предприятие использует ее в своей практике, нужно изучить раздел «Операционная деятельность». В нем подробно описаны операционные доходы и расходы предприятия. Также отчетность по МСФО включает в себя сведения о дочерних организациях, чего нет в российских стандартах.

Работа с бухгалтерской документацией требует времени и самостоятельного распределения расходов по нужным категориям. Если предприятия использует внутреннюю управленческую отчетность, для анализа лучше взять ее. Доходы и расходы в ней обычно уже сгруппированы по нужным категориям. Такую документацию используют крупные организации, но малый бизнес тоже может ввести внутренние формы отчетности для удобного анализа финансовых показателей.

Предприятия на ОСНО и УСН «Доходы минус расходы» могут уменьшить налоги, вычитая из полученной прибыли затраты на ведение бизнеса. Но понятия операционных расходов в налоговом кодексе нет. Согласно статье 252 НК РФ, используется следующая классификация:

• расходы на производство и реализацию;
• внереализационные расходы.

Операционные издержки обычно относят к категории внереализационных. Они уменьшают налогооблагаемую базу согласно общим правилам. Часть затрат при этом может попасть в список исключений, которые не учитываются при расчете налога. Например, выплаты работникам сверх норм трудового договора, авансы, задатки или дивиденды. Полный список таких расходов приведен в статье 270 НК РФ.

Часть операционных издержек может быть нормированными. НК РФ разрешает учитывать такие затраты при расчете налогооблагаемой базы, но не в полном объеме. Например, сюда относятся рекламные и представительские расходы.