Кейс АЗС: как не переплачивать за инкассацию в удаленных точках и объединить всю отчетность по наличной выручке

У компании почти сто АЗС и большинство удалены от города — это затрудняло инкассацию наличных. Инкассаторы приезжали редко, а стоимость выезда в дальние АЗС была высокой для компании. Также у каждой АЗС был свой график инкассации — из-за этого бухгалтерии постоянно приходилось вручную проверять и дополнять отчетность по наличным оплатам в разных точках.

Автоматизированная депозитная машина (АДМ) — устройство для приема, определения подлинности, пересчета и хранения наличных

До установки АДМ

— Инкассация для удаленных АЗС была невыгодной
— У компании не было прозрачной информации о ежедневной выручке в разных АЗС
— На внесение наличных на счет уходило 1–2 рабочих дня в городе и до недели — в удаленных АЗС

После установки АДМ

— Компания не переплачивает за удаленные АЗС — инкассаторы приезжают только, когда АДМ заполнена
— Бухгалтерия ежедневно отслеживает наличную выручку в онлайн-банке
— АЗС вносят наличные на счет через АДМ день в день

Какие задачи АЗС решает с помощью АДМ

Безопасность наличных
Раньше АЗС хранили наличные в подсобных помещениях и часто вызывали инкассаторов, чтобы не рисковать. Теперь сотрудники вносят деньги в АДМ, которая заменяет сейф на удаленных заправках. За деньги внутри АДМ отвечает банк: для безопасности наличных АДМ крепится к полу, а открыть ее могут только инкассаторы.

Ежедневная инкассация
До установки АДМ у заправок были разные графики инкассации: на некоторые точки инкассаторы приезжали раз в несколько дней, на другие — раз в неделю. Сейчас даже на удаленных АЗС сотрудники самостоятельно вносят наличные ежедневно в конце каждой смены — и уже через 15 минут компания получает выручку на счет.

Прозрачные отчетность и планирование
Без АДМ компания контролировала наличную выручку в программе для касс, а о зачислении денег на счет узнавала в онлайн-банке. Чтобы планировать финансовые потоки, бухгалтерии приходилось работать в нескольких системах и учитывать, что деньги придут на счет с задержкой до недели. Сейчас каждое утро компания видит детальную отчетность по наличной выручке в онлайн-банке: бухгалтерия знает, сколько наличных пришло на счет от каждой АЗС — и может сразу распоряжаться деньгами.