Предприниматели, как и организации, обязаны отчитываться о доходах перед ФНС — Федеральной налоговой службой — по месту регистрации. Как часто и какими именно документами — зависит от выбранной системы налогообложения.
Если у ИП есть штатные сотрудники, нужно подавать отчетность еще и в Социальной фонд. Для этого работодатели заполняют единую форму ЕФС-1.
Индивидуальный предприниматель может составлять отчеты сам, пользоваться услугами бухгалтеров или онлайн-бухгалтерией. Большинство ИП предпочитают последний вариант, так как он самый удобный: сервис поможет рассчитать налоги и отправить декларацию в налоговую онлайн. Это возможно не для всех схем налогообложения — вести бухучет онлайн можно при налоговом режиме УСН «Доходы» и на патенте.

Закон предусматривает четыре формы налогообложения индивидуальных предпринимателей. Самая популярная — упрощенная система налогообложения, ее еще называют УСН или упрощенкой. Также ИП работают по ОСНО, ЕСХН или совмещают общую или упрощенную систему с патентом. У каждой системы своя схема для подачи отчетности и сроки.

Отчетность ИП на ОСНО

На общей системе налогообложения предприниматели платят больше всего налогов. ОСНО автоматически присваивается всем ИП, которые не подали заявление о переходе на другой режим.
Предприниматели на общей системе платят два налога с доходов от бизнеса — НДС и НДФЛ, а также взносы на обязательное страхование.

Уплата остальных налогов зависит от обстоятельств:

• Налог на имущество физических лиц, земельный и транспортный налоги нужно заплатить, если у предпринимателя есть налогооблагаемое имущество — например, автомобиль или недвижимость.
• НДПИ, водный налог, акцизы, сборы за пользование объектами животного мира и водных биоресурсов, торговый сбор — нужно заплатить, если предприниматель ведет соответствующую деятельность.

По всем налогам нужно сдавать отчетность. По налогам с дохода от предпринимательской деятельности ИП на ОСНО подают отдельные декларации: декларацию по форме 3-НДФЛ и декларацию по НДС.

Для расчета суммы налога по НДФЛ предприниматель должен вести книгу учета доходов и расходов, для расчета налога по НДС — книгу покупок и продаж. Сдавать их в налоговую нужно только по запросу ФНС.

Если у ИП есть наемные работники, отчитываться нужно и за себя, и за сотрудников.

Отчетность ИП на УСН

УСН — это упрощенная система налогообложения, которой ИП пользуются чаще всего. Есть два варианта начисления налога:

1. Доходы — 6% или 8%.
2. Доходы минус расходы — 15% или 20% от разницы между доходами и расходами.

Налоговая отчетность ИП на УСН — это декларация, которая подается один раз в год, до 25 апреля следующего года.

Предприниматель на упрощенке также должен вести книгу учета доходов и расходов — КУДиР. Книгу можно вести в бумажном или электронном виде, при формировании отчетности ИП учитывает информацию из нее. Регулярно предоставлять КУДиР в ФНС не нужно, но налоговая может потребовать ее в ходе проверки.

Отчетность подается в форме декларации, которую ИП заполняет самостоятельно или привлекая бухгалтера. Бланк декларации можно скачать с сайта ФНС. ИП на УСН «Доходы» или на патенте могут воспользоваться онлайн-бухгалтерией от Райффайзен Банка: сервис поможет сформировать декларацию и подать отчетность онлайн.

Отчетность ИП на патенте

Патент — это специальный налоговый режим, при котором ИП платит налог не с реального, а с потенциального дохода. ИП на патенте уплачивает фиксированную сумму налога, независимо от того, сколько денег поступило на счет. Фиксированная сумма называется стоимостью патента.

Патент можно оформить только на конкретные виды деятельности. Их перечень есть в Налоговом кодексе, а региональные власти могут расширить или сократить этот список. Ограничений по количеству патентов нет: ИП может оформить несколько патентов на разные виды деятельности или в разных регионах.

Важная особенность патента в том, что его всегда нужно совмещать с одной из базовых систем — ОСНО или УСН. Отчетность ИП подает по правилам базовой системы, дополнительную отчетность по патенту сдавать не нужно.

Если предприниматель получает доход от деятельности, на которую не действует патент, с него придется заплатить налог по базовой системе.

Отчетность ИП на ЕСХН

ЕСХН — это специальный налоговый режим, разработанный для сельскохозяйственных товаропроизводителей. Налог — максимум 6%, налоговая база — положительная разница между доходами и расходами, включая убытки прошлых лет. ИП на ЕСХН освобождаются от уплаты налога на имущество, НДФЛ и НДС, если выполняются условия статьи 145 НК РФ.

Налоговая декларация по ЕСХН подается один раз в год, до 25 марта следующего года. Отчетность формируется на основании книги учета доходов и расходов, которая ведется в бумажном или электронном виде. Как и при других системах налогообложения, ИП должны хранить документы по каждой операции, чтобы по запросу предоставить их в налоговую.

Если у ИП есть сотрудники, за них нужно платить НДФЛ, страховые взносы и подавать отчетность в ФНС и Социальный фонд России по месту регистрации ИП.
С 1 января 2023 года действует единая форма для отчета в СФР — ЕФС-1. В отчет включается следующая информация:

• общие сведения об ИП;
• информация о страховом стаже и зарплате сотрудников;
• информация о работниках, за которых были дополнительные перечисления на накопительную часть пенсии;
• информация о взносах на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
• расчет сумм страховых взносов за сотрудников;
• информация об обязательных медосмотрах и специальной оценке условий труда.

Если у предпринимателя больше 10 сотрудников, он может подать отчет ЕФС-1 только онлайн. Если сотрудников меньше, можно отчитаться и онлайн, и в бумажной форме.

Поскольку форма включает в себя сразу несколько видов отчетности, то и сдавать ее можно частями или при наступлении определенного события, за которое нужно отчитаться.

В таблице ниже собрали отчетность, которые должны подавать все предприниматели.

Если предприниматель нарушает сроки, не подает декларацию в установленные даты, не уплачивает налог и не ведет отчетность, ему выписывают штраф. Размеры такие:

• при несоблюдении правил учета доходов и расходов — штраф 10 000 ₽ за один налоговый период и 30 000 ₽, если периодов больше одного;
• если декларация не сдана вовремя — штраф 5–30% от неуплаченного налога за каждый месяц просрочки.

Чтобы платить налоги вовремя, правильно составлять отчетные документы и отправлять их в налоговую дистанционно, воспользуйтесь сервисом онлайн-бухгалтерии.

Если вы ведете работу по УСН «Доходы» или используете патент на некоторые виды деятельности, вам доступна онлайн-бухгалтерия Райффайзен Банка. Стоимость — от 390 ₽ в месяц. Когда подойдет время, сервис поможет составить налоговую декларацию, останется только отправить ее в ФНС.