Индивидуальные предприниматели могут принимать оплаты наличными или на расчетный счет. Текущий счет физического лица для бизнеса не подходит — это позиция Банка России.

Если предприниматель использует счет физлица не по назначению, штрафа за это не будет, но могут возникнуть неудобства:

• Приостановка операций по счету. В договоры банковского обслуживания часто включают условие о том, что текущий счет нельзя использовать для бизнеса. Если клиент нарушит договоренности, банк может запросить подтверждающие документы и отказаться проводить платежи, связанные с предпринимательской деятельностью.
• Сложности с оплатой у контрагентов. Банк контрагента может остановить подозрительный платеж, если заметит, что клиент переводит оплату ИП на счет физлица.
• Не получится подключить эквайринг. Услуга подключается к расчетному счету и позволяет принимать оплаты банковскими картами или по QR-коду. Это популярные способы расчетов, поэтому без эквайринга бизнес может потерять часть клиентов.

Большинство ИП обязаны использовать онлайн-кассу. По-другому ее еще называют ККТ — контрольно-кассовая техника. При расчетах с покупателями касса формирует фискальные документы: чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Аппарат шифрует эти данные, записывает на фискальный носитель и передает в налоговую.

По закону №54-ФЗ индивидуальные предприниматели обязаны выдавать покупателям кассовые чеки и использовать онлайн-кассу в этих случаях:

• Прием оплаты от физлиц без статуса ИП. Причем неважно, как происходит оплата — наличными, картой, переводом или по QR-коду.
• Прием оплат от компаний или других ИП, если они платят наличными, очно картой или по QR-коду.

За работу без кассы ИП могут оштрафовать или даже приостановить деятельность

Полный список нарушений и санкций — в статье 14.5 КоАП РФ

ИП могут не использовать онлайн-кассу, если:

• Работают в одной из сфер-исключений. Например, продают бумажные газеты и журналы, торгуют на ярмарках, чинят обувь, ухаживают за детьми и пожилыми. Все сферы-исключения — в пункте 2 статьи 2 Закона №54-ФЗ.
• Применяют патентную систему налогообложения и их вид деятельности входит в список исключений. Например, чеки можно не пробивать по услугам фотографии, ремонту мебели и сдачи жилья в аренду. Полный список — в пункте 2.1 статьи 2 Закона №54-ФЗ.
• Работают в труднодоступной местности. Список таких местностей устанавливают власти региона. Вместо чека покупателям нужно выдать другой документ об оплате, требования к нему перечислены в пункте 3 статьи 2 Закона №54-ФЗ.
• Платят НПД — налог на профессиональный доход. Самозанятые и ИП со статусом самозанятых формируют чеки в приложении «Мой налог».
• Работают по агентскому договору. Например, с курьерской службой или маркетплейсом, которые берут прием платежей и оформление чеков на себя.
• Работают только с компаниями и другими ИП, которые отправляют платежи на расчетный счет. Но если контрагенты платят наличными, очно картой или по QR-коду, продажу придется провести через онлайн-кассу и выдать чек.

В остальных случаях касса для ИП обязательна.

Ограничений по сумме расчетов наличными между ИП и физлицами нет. Если предприниматель не входит в список исключений, нужно провести платеж через онлайн-кассу и сразу выдать покупателю чек.

• Если принимаете оплаты в стационарной торговой точке, понадобится подключить эквайринг и установить платежный терминал. Если оплаты принимает курьер, дополнительно нужен переносной терминал. За каждый платеж банк будет брать комиссию.

Важно помнить, что эквайринг не заменяет онлайн-кассу, поэтому установить ККТ и выдавать клиенту фискальный чек все равно придется. Чек нужно выдать сразу после оплаты.

•  Если принимаете оплату через сайт, нужно подключить интернет-эквайринг. Это сервис, который позволяет платить в интернете разными способами: картами, по QR-коду, через электронные кошельки и т. д.

Еще понадобится онлайн-касса — это аппарат, который находится не в торговой точке, а в дата-центре. Такая касса круглосуточно отправляет чеки покупателям в электронном виде и передает информацию в налоговую. 

Этот способ оплаты помогает получать деньги мгновенно и экономить на эквайринге. Чтобы покупатели могли рассчитываться с помощью QR-кода, подключите эту опцию в своем банке. 
Платеж нужно провести через кассу и выдать чек. Если покупатель оплачивает очно в торговой точке или курьеру, чек выдается сразу, при онлайн-оплате — не позже следующего рабочего дня.

Физлицо может перевести оплату на расчетный счет в отделении банка или через приложение. Для ИП использовать кассу в этом случае обязательно. Продавец должен пробить чек не позднее следующего рабочего дня, после поступления денег на счет.

Это еще один способ принимать оплаты в интернете. Обычно для этого заключают договор с платежным агрегатором, который собирает в себе разные способы оплаты, включая электронные деньги. Чек покупателю формирует облачная онлайн-касса.

Покупатель может перевести деньги на расчетный счет ИП в отделении Почты России. В этом случае выдавать чек продавцу не понадобится — его выдаст почта, потому что именно она принимает деньги от физлица.

Кто и когда формирует чеки — зависит от способа оплаты

В чеке должны быть обязательные реквизиты:

— Наименование, фискальный признак и номер документа
— Номер смены
— Дата, время и место расчета
— ФИО и ИНН предпринимателя, система налогообложения
— Товары, работы, услуги и их количество
— Форма и сумма расчета, если есть — ставка и сумма НДС
— Должность и фамилия кассира
— Регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя
— QR-код

Все обязательные реквизиты — в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ.