Для ведения бизнеса, Финансы

Какую документацию должен вести ИП на упрощенке?

7 мин.

26847

Для ведения бизнеса, Финансы

Какую документацию должен вести ИП на упрощенке?

7 мин.

26847

Индивидуальные предприниматели должны платить налоги и отчитываться перед контролирующими органами. Какими документами — зависит от системы налогообложения и наличия сотрудников. Рассказываем, какие документы нужны для упрощенки.

Автор

Команда Райффайзен Банка

Какие отчеты должен вести ИП на УСН

Обязательные отчеты
Все предприниматели на упрощенке должны сдавать декларацию по УСН, вести КУДиР, а с 1 января 2024 года — подавать уведомления по ЕНП.

Декларация по УСН. По этому документу налоговая проверяет, правильно ли уплачены налоги. Подается один раз в год — до 25 апреля года, следующего за отчетным. За 2023 год нужно отчитаться до 25 апреля 2024 года.
ИП отчитываются в налоговую по месту регистрации, даже если ведут деятельность в другом регионе. Подать декларацию можно в бумажном или электронном виде. Если у предпринимателя больше ста сотрудников, налоговая примет только электронный отчет.

Если ИП совмещает УСН с патентом, дополнительно отчитываться за патент не нужно.

Уведомления о списании авансов по УСН. С 2023 года предприниматели платят налоги и взносы единым налоговым платежом. Деньги для уплаты налогов перечисляют на единый налоговый счет, а ФНС сама распределяет их по обязательствам на основании деклараций или расчетов.
Бывают случаи, когда декларацию или расчет нужно подать позже, чем заплатить налог. Так, авансы по УСН платят ежеквартально, а декларацию подают по итогам года. Чтобы налоговая понимала, как распределить деньги, отправляют уведомление.
Уведомления об авансах по УСН подают каждый квартал:

до 25 апреля — за первый квартал,

до 25 июля — за 6 месяцев,

до 25 октября — за 9 месяцев.

За последний квартал уведомление не понадобится — налоговая возьмет данные из годовой декларации по УСН.
Уведомление не нужно подавать, если у предпринимателя нет налога к уплате. Например, если в текущем квартале ИП не получил доходов или уплаченные страховые взносы равны или превысили сумму аванса по УСН.

Не нужно подавать уведомления по патенту, торговому сбору, фиксированным страховым взносам за себя и дополнительным пенсионным взносам 1%.

Книга учета доходов и расходов (КУДиР). Помогает рассчитать налоговую базу для налога по УСН. Книгу нужно сдавать в налоговую, только если инспекторы сами потребуют ее при проверке.
ИП на УСН «Доходы» записывают в книге все доходы за отчетный год. ИП на системе «Доходы минус расходы» фиксируют еще и расходы. Расходы нужно подтвердить закрывающими документами: актами выполненных работ или услуг, товарными накладными, чеками, квитанциями. Такие документы еще называют первичными.
КУДиР можно вести электронно, но для отчетности ее придется распечатать, пронумеровать страницы и прошить. Бланк книги можно скачать на сайте налоговой.

Предприниматели на УСН «Доходы» и патенте могут вести бухгалтерию онлайн без специальных знаний. Напомним о платежах, поможем рассчитать налоги и сдать отчетность за пару кликов в сервисе бухгалтерии от Райффайзен Банка.

Отчетность с наемными работниками

Если у ИП есть сотрудники, понадобится сдавать дополнительные отчеты:

В налоговую: 6-НДФЛ, расчет страховых взносов и персонифицированные сведения.

В Социальный фонд России: ЕФС-1 и сведения о застрахованных лицах.

6-НДФЛ. Этим отчетом работодатель сообщает налоговой, какие выплаты получили работники и какой НДФЛ с них удержан. Подается ежеквартально, до 25 числа следующего месяца. Годовой отчет — до 25 февраля следующего года.

Расчет по страховым взносам (РСВ). В нем указывают суммы страховых взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование сотрудников. Подается ежеквартально, до 25 числа следующего месяца.
6-НДФЛ и РСВ можно отправить в бумажном или электронном виде. Если ИП отчитывается больше, чем за 10 сотрудников — только в электронном.

Уведомление о списании НДФЛ. ИП обязаны платить НДФЛ с зарплаты своих сотрудников. Сумму налога вместе с другими платежами перечисляют на единый налоговый счет. Чтобы налоговая верно распределила деньги со счета, нужно подать уведомление.

С 1 января 2024 года платить налог с зарплаты сотрудников и подавать уведомления по НДФЛ нужно дважды в месяц. Уведомление по налогу, удержанному с 1 по 22 число месяца, подают до 25 числа этого же месяца, с 23 до последнего числа месяца — до 3 числа следующего месяца.

Уведомления о списании страховых взносов. Каждый месяц ИП уплачивают за сотрудников страховые взносы. Эти суммы, кроме взносов за травматизм, тоже перечисляют на единый налоговый счет. Расчет по страховым взносам подают реже — раз в квартал.
В каждом месяце, когда ИП уплачивает взносы, но не подает расчет, нужно отправлять уведомление — до 25 числа. В январе, апреле, июле и октябре уведомление подавать не нужно, достаточно сдать РСВ.

Персонифицированные сведения о физлицах. В отчете указывают персональные данные работников и суммы выплат за отчетный месяц.
Нужно указать всех физлиц, которые оформлены:

по трудовому договору и договорам ГПХ,

по договорам авторского заказа,

по договорам об отчуждении исключительного права, издательским лицензионным договорам и договорам о предоставлении права на использование результатов интеллектуальной деятельности.

Работников, которые в отчетном месяце не получали вознаграждение, все равно нужно включить в отчет.
Персонифицированные сведения сдают в налоговую ежемесячно — до 25 числа следующего месяца. Если в отчете больше 10 сотрудников — только в электронно.

ЕФС-1. Подается в Социальный фонд России по месту регистрации ИП. Новая форма заменила сразу несколько отчетов, которые раньше сдавали в ПФР и ФСС.

ЕФС-1 состоит из двух разделов:

1. Сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
2. Сведения о начисленных взносах на травматизм и страхование от профессиональных заболеваний.

Каждый раздел состоит из нескольких подразделов, и у них нет единого срока сдачи.

Сведения о застрахованных лицах.
Предприниматели отправляют отчет, когда:

принимают на работу или увольняют сотрудника, в том числе по договору ГПХ,

сотрудник выходит на больничный,

у сотрудника меняются персональные данные — имя, фамилия или адрес регистрации.

Предприниматель обязан передать сведения в СФР в течение 3 рабочих дней с момента получения от сотрудника. Отчет подают на бумаге или в электронном виде.

Нулевая отчетность

Предприниматели на упрощенке, которые не вели деятельность в течение отчетного года, все равно подают декларацию по УСН — с нулевыми показателями доходов.
Если у предпринимателя числятся работники в отпуске за свой счет, за них тоже нужно сдать отчетность:

В СФР: форму ЕФС-1, раз в квартал по взносам на травматизм и раз в год по стажу.

В налоговую: персонализированные сведения о физлицах — каждый месяц, расчет по страховым взносам — каждый квартал.

Если ИП не ведет деятельность, но не уволил сотрудников или не отправил их в отпуск, он обязан платить им зарплату, перечислять с нее налоги и сдавать полную отчетность.

Дополнительная отчетность

В некоторых случаях ИП на УСН сдают дополнительную отчетность в налоговую и Росстат.


Статистический отчет	Если ИП попал в выборку Росстата	Проверить, нужно ли сдавать отчет, можно на сайте ведомства
Декларация по косвенным налогам	Если ИП ввозит в Россию товары из стран ЕАЭС	Сдается в налоговую ежемесячно — до 20 числа месяца, следующего за месяцем принятия товаров к учету
Декларация по НДС	Если ИП на УСН становится налоговым агентом по НДС или выставляет счет-фактуру с НДС	Подается в налоговую, только электронно. Отправить нужно до 25 числа месяца, следующего за кварталом выставления счета-фактуры или проведения операции, по которой ИП выступил налоговым агентом
Декларация по водному налогу	Если есть основания для начисления налога. Например, когда ИП использует в деятельности воду из природных источников	Подается в налоговую ежеквартально — до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом
Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости	Если ИП ввозит в Россию товары из перечня	Сдается в налоговую ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом

Сроки сдачи отчетности

Собрали таблицу со всеми отчетами и сроками сдачи для предпринимателей на УСН.

Какую отчетность сдают ИП на УСН

Каждый год


Декларация по УСН	До 25 апреля года, следующего за отчетным	В налоговую
ЕФС-1: подраздел 1.2 (СЗВ-СТАЖ) За сотрудников	До 25 января года, следующего за отчетным	В СФР
ЕФС-1: подраздел 2 (Раздел 5 ОДВ-1) За сотрудников	Подается вместе с подразделом 1.2, если есть сведения о лицах с правом на досрочное назначение пенсии	В СФР

Каждый квартал


Уведомление об авансе по УСН	До 25 апреля — за первый квартал, До 25 июля — за полугодие, До 25 октября — за девять месяцев. Уведомление за год не подается. Если нет налога к уплате, подавать уведомление не нужно	В налоговую
6-НДФЛ За сотрудников	До 25 апреля — за первый квартал До 25 июля — за полугодие До 25 октября — за девять месяцев До 25 февраля — за предыдущий год	В налоговую
Расчет по страховым взносам (РСВ) За сотрудников	До 25 апреля — за первый квартал До 25 июля — за полугодие До 25 октября — за девять месяцев До 25 января — за предыдущий год	В налоговую
ЕФС-1: подраздел 3 (ДСВ-3) За сотрудников	До 25 апреля — за первый квартал До 25 июля — за полугодие До 25 октября — за девять месяцев До 25 января — за предыдущий год	В СФР
ЕФС-1: раздел 2 (4-ФСС) За сотрудников	До 25 апреля — за первый квартал До 25 июля — за полугодие До 25 октября — за девять месяцев До 25 января — за предыдущий год	В СФР

Каждый месяц

Заголовок #0	Заголовок #1	Заголовок #2
Уведомление о списании НДФЛ За сотрудников	Подают два раза в месяц: До 25 числа месяца — по НДФЛ, исчисленному с 1 по 22 число этого же месяца; До 3 числа следующего месяца — за НДФЛ, исчисленный с 23 до последнего числа месяца.	В налоговую
Уведомление о списании страховых взносов За сотрудников	До 25 числа месяца, в котором уплатили взнос. В январе, апреле, июле и октябре подавать не нужно — достаточно сдать РСВ	В налоговую
Персонифицированные сведения о физлицах (ПСФ) За сотрудников	До 25 числа месяца, следующего за отчетным	В налоговую

При наступлении определенных событий

Заголовок #0	Заголовок #1	Заголовок #2
ЕФС-1: подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) За сотрудников	До 25 числа следующего месяца: если издан приказ о переводе или подано заявление о способе ведения трудовой книжки Не позже следующего рабочего дня: — при оформлении, прекращении, приостановлении или возобновление трудового договора, — при заключении или расторжении договора ГПХ	В СФР
Сведения о застрахованных лицах За сотрудников	В течение 3 рабочих дней: — при приеме на работу или увольнении сотрудника, в том числе по договору ГПХ, — при выходе сотрудника на больничный, — при смене персональные данных сотрудника	В СФР
Декларация по косвенным налогам	До 20 числа месяца, следующего за месяцем, когда товары, ввезенные из стран ЕАЭС, были приняты к учету	В налоговую
Декларация по НДС	До 25 числа месяца, следующего за кварталом выставления счета-фактуры или проведения операции, по которой ИП выступил налоговым агентом по НДС	В налоговую
Декларация по водному налогу	До 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Только если есть основания для начисления водного налога.	В налоговую
Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости	Ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Перечень прослеживаемых товаров	В налоговую

Штрафы за нарушения при несдачи отчетности

Опоздание со сдачей и ошибки в отчетах могут повлечь штрафы:

Опоздание со сдачей декларации или расчета по страховым взносам: минимум 1000 ₽, если выявлена неуплата — от 5 до 30% суммы неуплаченного налога или взноса за каждый месяц просрочки (ст. 119 НК РФ).

Опоздание со сдачей 6-НДФЛ: 1000 ₽ за каждый месяц просрочки (ст. 126 НК РФ).

Ошибки в 6-НДФЛ: 500 ₽ (ст. 126.1 НК РФ).

Опоздание со сдачей отчета ЕФС-1, раздела 2: от 5% до 30% суммы начисленных взносов за отчетный квартал — за каждый месяц просрочки. Минимум 1000 ₽ (ст. 26.30 ФЗ № 125-ФЗ).

Опоздание со сдачей ЕФС-1, подразделов 1.1, 1.2 и 3 или ошибки в них: 500 ₽ за каждого работника, которого следовало указать в отчете (ст. 17 ФЗ № 27-ФЗ).

Опоздание со сдачей сведений о застрахованных лицах: 5000 ₽ (ст. 15.2 ФЗ № 255-ФЗ).

Непредставление КУДиР, персонифицированных сведений о физлицах, уведомлений о списании с ЕНС страховых взносов или НДФЛ: 200 ₽ (ст.126 НК РФ).

Чтобы вовремя платить налоги, правильно составлять отчетность и отправлять ее дистанционно, воспользуйтесь онлайн-бухгалтерией от Райффайзен Банка.