Продолжая пользоваться сайтом, я соглашаюсь с условиями обработки файлов cookie

Финансы, Финграмотность

Расходный кассовый ордер

7 мин.

11952

27.07.2023

Команда Райффайзен Банка

Финансы, Финграмотность

Расходный кассовый ордер

7 мин.

11952

27.07.2023

Команда Райффайзен Банка

Если сотрудникам организации нужны наличные средства, они могут получить их из кассы предприятия. Но просто взять деньги не получится. Для правильного ведения бухучета выдача наличных должна быть задокументирована с помощью расходного кассового ордера. Рассказываем, для чего нужен этот бланк и как оформить его по всем правилам.

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО, расходник) — один из первичных документов бухгалтерского учета. Его используют, когда предприятие выдает из кассы наличные средства на разные цели:

  • зарплата или материальная помощь сотрудникам;
  • перемещение средств на расчетный счет в банке;
  • оплата контрагентам;
  • под отчет работникам или иным лицам для выполнения разных задач.

У компании могут быть и другие ситуации, при которых нужно получить наличные из кассы. Например, сотрудники могут попросить деньги для покупки канцелярии. Или кто-то из персонала отправляется в командировку и ему необходимо взять средства на расходы. Цель не так важна, главное — правильно оформить выдачу наличных, чтобы у бухгалтерии не было проблем с итоговым балансом.

Правила оформления РКО

Для РКО разработан единый унифицированный бланк по форме № КО-2. Его можно заполнить от руки или на компьютере, правила от этого не меняются. Также оформить РКО позволяют программы для ведения бухучета, например, 1С.

Правила работы с кассовым ордером утверждены указанием Центробанка. Вот графы, которые нужно заполнить:

  • Организация. Название и правовая форма.
  • Код по ОКПО. Этот идентификатор выдает Росстат при регистрации компании.
  • Структурное подразделение. Указывают при его наличии.
  • Номер. Вписывают порядковый номер РКО.
  • Дата составления. Оформление документа и выдача наличных всегда происходят в один день. Заполнять ордер задним числом или заранее нельзя.
  • Корсчет, субсчет. Вписывают номер счета, на дебете которого будет отражена выдача наличных.
  • Код аналитического учета. Указывают при наличии, если в компании используют соответствующую систему.
  • Кредит. Здесь прописывают номер счета, по кредиту которого будет проведена выдача наличных;
  • Сумма. Должна быть указана прописью.
  • Код целевого назначения. Указывают, если нужно выдать деньги, поступившие в рамках целевого финансирования.
  • Выдать. В эту графу вписывают ФИО получателя.
  • Основание. Причина, по которой нужно выдать деньги. Например, командировочные расходы.
  • приложение. Перечисляют документы, на основании которых будут выданы наличные. Например, для получения командировочных или материальной помощи нужно вписать номер приказа.

Документ подписывают все ответственные сотрудники: бухгалтер или руководитель и кассир, который выдает наличные. Также подпись ставит и получатель.

Можно использовать бумажный бланк и внести информацию от руки. Либо заполнить ордер на компьютере, а затем распечатать и поставить подписи. Если предприятие использует электронный документооборот, можно обойтись без бумажного экземпляра. Но в таком случае у всех фигурирующих лиц должны быть квалифицированные электронные подписи. Руководитель, бухгалтер, кассир и получатель средств заверяют ими ордер.

РКО оформляется в одном экземпляре и остается в бухгалтерии организации. Это внутренний документ, поэтому ни его копия, ни второй бланк вместе с деньгами не выдается.

Порядок работы с расходными кассовыми ордерами

Отдать распоряжение на выдачу наличных и оформить РКО может один из сотрудников организации:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер;
  • другая штатная единица, имеющая соответствующие полномочия.

Если указанных должностей в компании не предусмотрено, заполнить ордер может сам руководитель. То же относится и к работникам, выдающим наличные. Обычно эту операцию производит кассир. В зависимости от регламента компании, это может быть другой сотрудник или руководитель. Порядок работы с расходными кассовыми ордерами выглядит так:

  • Бухгалтер (или иной уполномоченный сотрудник) оформляет РКО и выдает его получателю денежных средств.
  • Кассир (или другой сотрудник) сверяет данные из ордера с паспортом получателя. Если выдача производится не внутри компании, а контрагентам, должна быть предъявлена доверенность на представителя.
  • Также кассир проверяет, что на бланке есть подписи уполномоченных лиц: руководителя или бухгалтера. Если в приложении указаны документы, они должны быть представлены вместе с ордером.
  • Кассир выдает указанную сумму.
  • Получатель и кассир ставят в ордере подписи.

Данные по всем РКО записывают в журнал приходных и расходных кассовых документов. Для него есть специальная форма — КО-3. Также сведения нужно внести в кассовую книгу.

Выданные ордера хранят 5 лет после отчетного года, в котором они были оформлены. Это общее правило, прописанное в законе № 402-ФЗ. Если возникли разногласия, документы нужно хранить дольше, до выяснения всех обстоятельств. Подразумевается, что на предприятии есть архив, в котором организовано хранение документации.

Кто может не оформлять РКО

Оформлять расходные кассовые ордера необходимо всем юридическим лицам. Они соблюдают кассовую дисциплину в полном объеме, независимо от величины предприятия и выбранной системы налогообложения.

У ИП ситуация другая. Они также могут оформлять все первичные документы по общим правилам, но это не обязательно. Банк России позволяет ИП упрощенный порядок кассовых операций. Предприниматели получают некоторые поблажки и могут:

  • не устанавливать лимиты по остаткам денежных средств;
  • не оформлять кассовые документы;
  • не использовать в работе кассовую книгу.

Это не значит, что ИП может вообще не оформлять документально операции с денежными средствами. Упрощенный порядок подразумевает только сокращение объема учета. Это позволяет малому бизнесу не нанимать в штат бухгалтера. Документация ИП зависит от выбранной системы налогообложения. Например, на патенте нужно заполнять книгу учета доходов, а на упрощенке — книгу учета доходов и расходов.

Штрафы за неправильное оформление РКО

Расходный кассовый ордер относится к первичным документам бухгалтерского учета. Грубые нарушения в работе с ними регламентируются ст. 120 Налогового Кодекса. По закону за отсутствие или неправильное оформление РКО предприятие будет оштрафовано:

  • если правонарушения были в течение одного налогового периода — штраф 10 000 руб.;
  • если правонарушения отмечены в течение нескольких налоговых периодов — штраф 30 000 руб.

Также из-за отсутствия ордера ФНС может не зачесть выданные денежные средства в расходы организации. Эта ситуация чревата для компаний, которые работают по упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».

Грубым нарушением считается не только отсутствие бланка, но и его неправильное оформление. В документе нельзя допускать ошибки. Также указание Банка России запрещает вносить исправления. Если данные внесены неверно, ордер уничтожают и оформляют новый.

Чтобы не получить штраф, важно помнить, что расходные кассовые ордера заполняют по строго регламентированным правилам. Нужно вносить все данные в соответствии с требованиями закона и хранить документацию, чтобы предъявить ее в случае проверки.

Больше интересного

Рефинансирование — что это такое простыми словами
Можно ли давать номер карты? Реквизиты, которые безопасно сообщать посторонним
Как снять арест с карты
Виды пособий на детей до 3 лет
Что такое дебетовая карта

Дата обновления: 26.12.2023

Чтобы установить приложение банка, наведите камеру на QR-код

Эта страница полезна?