Расходный кассовый ордер (РКО, расходник) — один из первичных документов бухгалтерского учета. Его используют, когда предприятие выдает из кассы наличные средства на разные цели:

• зарплата или материальная помощь сотрудникам;
• перемещение средств на расчетный счет в банке;
• оплата контрагентам;
• под отчет работникам или иным лицам для выполнения разных задач.

У компании могут быть и другие ситуации, при которых нужно получить наличные из кассы. Например, сотрудники могут попросить деньги для покупки канцелярии. Или кто-то из персонала отправляется в командировку и ему необходимо взять средства на расходы. Цель не так важна, главное — правильно оформить выдачу наличных, чтобы у бухгалтерии не было проблем с итоговым балансом.

Для РКО разработан единый унифицированный бланк по форме № КО-2. Его можно заполнить от руки или на компьютере, правила от этого не меняются. Также оформить РКО позволяют программы для ведения бухучета, например, 1С.

Правила работы с кассовым ордером утверждены указанием Центробанка. Вот графы, которые нужно заполнить:

• Организация. Название и правовая форма.
• Код по ОКПО. Этот идентификатор выдает Росстат при регистрации компании.
• Структурное подразделение. Указывают при его наличии.
• Номер. Вписывают порядковый номер РКО.
• Дата составления. Оформление документа и выдача наличных всегда происходят в один день. Заполнять ордер задним числом или заранее нельзя.
• Корсчет, субсчет. Вписывают номер счета, на дебете которого будет отражена выдача наличных.
• Код аналитического учета. Указывают при наличии, если в компании используют соответствующую систему.
• Кредит. Здесь прописывают номер счета, по кредиту которого будет проведена выдача наличных;
• Сумма. Должна быть указана прописью.
• Код целевого назначения. Указывают, если нужно выдать деньги, поступившие в рамках целевого финансирования.
• Выдать. В эту графу вписывают ФИО получателя.
• Основание. Причина, по которой нужно выдать деньги. Например, командировочные расходы.
• приложение. Перечисляют документы, на основании которых будут выданы наличные. Например, для получения командировочных или материальной помощи нужно вписать номер приказа.

Документ подписывают все ответственные сотрудники: бухгалтер или руководитель и кассир, который выдает наличные. Также подпись ставит и получатель.

Можно использовать бумажный бланк и внести информацию от руки. Либо заполнить ордер на компьютере, а затем распечатать и поставить подписи. Если предприятие использует электронный документооборот, можно обойтись без бумажного экземпляра. Но в таком случае у всех фигурирующих лиц должны быть квалифицированные электронные подписи. Руководитель, бухгалтер, кассир и получатель средств заверяют ими ордер.

РКО оформляется в одном экземпляре и остается в бухгалтерии организации. Это внутренний документ, поэтому ни его копия, ни второй бланк вместе с деньгами не выдается.

Отдать распоряжение на выдачу наличных и оформить РКО может один из сотрудников организации:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер;
• другая штатная единица, имеющая соответствующие полномочия.

Если указанных должностей в компании не предусмотрено, заполнить ордер может сам руководитель. То же относится и к работникам, выдающим наличные. Обычно эту операцию производит кассир. В зависимости от регламента компании, это может быть другой сотрудник или руководитель. Порядок работы с расходными кассовыми ордерами выглядит так:

• Бухгалтер (или иной уполномоченный сотрудник) оформляет РКО и выдает его получателю денежных средств.
• Кассир (или другой сотрудник) сверяет данные из ордера с паспортом получателя. Если выдача производится не внутри компании, а контрагентам, должна быть предъявлена доверенность на представителя.
• Также кассир проверяет, что на бланке есть подписи уполномоченных лиц: руководителя или бухгалтера. Если в приложении указаны документы, они должны быть представлены вместе с ордером.
• Кассир выдает указанную сумму.
• Получатель и кассир ставят в ордере подписи.

Данные по всем РКО записывают в журнал приходных и расходных кассовых документов. Для него есть специальная форма — КО-3. Также сведения нужно внести в кассовую книгу.

Выданные ордера хранят 5 лет после отчетного года, в котором они были оформлены. Это общее правило, прописанное в законе № 402-ФЗ. Если возникли разногласия, документы нужно хранить дольше, до выяснения всех обстоятельств. Подразумевается, что на предприятии есть архив, в котором организовано хранение документации.

Оформлять расходные кассовые ордера необходимо всем юридическим лицам. Они соблюдают кассовую дисциплину в полном объеме, независимо от величины предприятия и выбранной системы налогообложения.

У ИП ситуация другая. Они также могут оформлять все первичные документы по общим правилам, но это не обязательно. Банк России позволяет ИП упрощенный порядок кассовых операций. Предприниматели получают некоторые поблажки и могут:

• не устанавливать лимиты по остаткам денежных средств;
• не оформлять кассовые документы;
• не использовать в работе кассовую книгу.

Это не значит, что ИП может вообще не оформлять документально операции с денежными средствами. Упрощенный порядок подразумевает только сокращение объема учета. Это позволяет малому бизнесу не нанимать в штат бухгалтера. Документация ИП зависит от выбранной системы налогообложения. Например, на патенте нужно заполнять книгу учета доходов, а на упрощенке — книгу учета доходов и расходов.

Расходный кассовый ордер относится к первичным документам бухгалтерского учета. Грубые нарушения в работе с ними регламентируются ст. 120 Налогового Кодекса. По закону за отсутствие или неправильное оформление РКО предприятие будет оштрафовано:

• если правонарушения были в течение одного налогового периода — штраф 10 000 руб.;
• если правонарушения отмечены в течение нескольких налоговых периодов — штраф 30 000 руб.

Также из-за отсутствия ордера ФНС может не зачесть выданные денежные средства в расходы организации. Эта ситуация чревата для компаний, которые работают по упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».

Грубым нарушением считается не только отсутствие бланка, но и его неправильное оформление. В документе нельзя допускать ошибки. Также указание Банка России запрещает вносить исправления. Если данные внесены неверно, ордер уничтожают и оформляют новый.

Чтобы не получить штраф, важно помнить, что расходные кассовые ордера заполняют по строго регламентированным правилам. Нужно вносить все данные в соответствии с требованиями закона и хранить документацию, чтобы предъявить ее в случае проверки.