Пользоваться картой могут доверенные лица, которых выбирает владелец компании и счета. Оплачивать разрешается только расходы организации, для личных нужд карту использовать нельзя (есть исключения для ИП).

К одному счету можно заказать несколько корпоративных карт — на каждого сотрудника, если это позволяет конкретный банк. Объем расчетов по бизнес-карте ограничен остатком средств на ее счете и разрешенной суммой операций. Так, сумма единовременной транзакции у физлица не может быть больше 100 000 рублей. Это касается покупки товаров и оплаты услуг.

В отличие от личной банковской карты, все расходы по бизнес-карте должны быть обоснованы. Обоснованием расходов является оформление выдачи средств в подотчет и сдача авансовой отчетности с предоставлением подтверждающих расходы документов: чеков, актов выполненных работ, корешков билетов, товарных чеков. Безналичные платежи отражаются в системе интернет-банкинга, а при снятии наличных денежных средств траты фиксируются чеками и квитанциями.

Юрлица используют бизнес-карты для:

• расчетов по основному виду деятельности: пополнение товарных запасов, расчеты с поставщиками;
• хозяйственных трат: покупка в офис мебели, канцтоваров, уборочного инвентаря, топлива и автозапчастей;
• оплаты услуг: реклама, курсы повышения квалификации, услуги юриста, клининга;
• оплаты проезда на самолете, автобусе, аренда автомобилей;
• представительских и командировочных расходов.

Для выплаты заработной платы бизнес-карта не используется, перечисление денег сотрудникам возможно только в рамках зарплатного проекта. Также с бизнес-карты нельзя оплатить обслуживание расчетного счета, заплатить налоги и сборы за сотрудников — эти расчеты производятся безналично со счета организации в банке.

У ИП возможностей больше. Кроме нужд фирмы, предпринимателю разрешается использовать такую банковскую карту для личных целей. Это связано с особенностями бухгалтерского учета и налогообложения:

• при упрощенном режиме «Доходы» налоговый орган не контролирует расходную часть, бухгалтерский учет по корпоративной карте предпринимателем не ведется;
• при режиме «Доходы минус расходы» нужен раздельный бухучет, поскольку личные траты не учитываются при налогообложении.

Юридическим лицам и ИП корпоративные карты облегчают бухгалтерский и налоговый учет, позволяют контролировать расходы. Плюс затраты на выпуск и обслуживание бизнес-карту уменьшают налогооблагаемую прибыль компании.

Достоинства карты:

• круглосуточный доступ к средствам для доверенных лиц — сотрудникам не нужно обращаться в кассу предприятия или ехать в банк;
• расчет с контрагентами онлайн и офлайн;
• снятие наличных (только для ИП);
• смс-информирование по транзакциям — владелец организации мгновенно отслеживает действия работников;
• возможность экстренно увеличить лимит расходов сотруднику в командировке;
• конвертация в валюту страны пребывания без открытия специального счета;
• обслуживание корпоративной банковской карты обходится дешевле, чем постоянное снятие наличных по чеку в банке.

К рискам относится «человеческий фактор» — невнимательность сотрудников при расчетах, использование бизнес-карты
как «личной» дебетовой, утрата подтверждающих операции документов. В этом случае рекомендуется давать четкие указания по использованию карт, ограничить остаток на счете, укрепить материальную ответственность за неверное расходование средств внутренним приказом компании.

Порядок использования корпоративной бизнес-карты юрлица и индивидуальные предприниматели устанавливают внутренними актами и приказами.

В документах указывается:

• лимит трат по карте для конкретных сотрудников, подразделения или в целом по предприятию;
• список разрешенных операций и целей расходов;
• сроки отчета по наличным и безналичным операциям;
• список принимаемых к учету документов.

Также нужно предусмотреть ответственность за утрату, непредвиденные расходы и разглашение пин-кода корпоративной карты.

Иногда удобнее доработать существующий акт, а не создавать отдельный документ. Например, если карта применяется только в командировках, правила ее использования дописывают в положении о командировочных расходах.

Для учета выдачи и сдачи неиспользуемых карт рекомендуется создать журнал движения банковских бизнес-карт

Использование карты равнозначно использованию денег из кассы. Карта выдается под роспись сотрудника, даже если это генеральный директор компании, и ответственность за нецелевое расходование и неверную сдачу отчетов сотрудник несет лично. Для поддержания кассовой дисциплины выдача карты в пользование осуществляется по заявлению сотрудника, подписанному руководителем организации и главным бухгалтером. По наступлении отчетного периода все расходы по карте должны быть документально подтверждены.

Чтобы при сдаче авансовых отчетов не было проблем, рекомендуем:

• сохранять чек при снятии денег в банкомате;
• сохранять чеки за все покупки, если кассы нет — это может быть акт выполненных работ или товарный чек, заверенный печатью организации;
• сохранять копию титульного листа авансового отчета после сдачи его в бухгалтерию на случай возникновения разногласий.

Квитанции по зарубежным командировкам надо перевести на русский язык, к отчету принимаются заверенные печатью переводчика документы. Бланки строгой отчетности за проживание в гостиницах с 1 июля 2019 года не требуются, расчеты проходят через онлайн-кассы, которые сразу передают данные в налоговый орган.

Банки запрашивают следующие документы:

• Заявление руководителя организации или ИП.
• Учредительные документы — устав и учредительный договор (для банка, в котором у юрлица/ИП еще нет расчетного счета).
• Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Если бизнес-карта оформляется на конкретного сотрудника, нужны его паспорт и заявление, а также доверенность от руководителя компании с правом распоряжения денежными средствами. Далее банк подписывает с организацией договор на эмиссию и обслуживание карт.

Банки предлагают выпуск бизнес-карт одномоментно с открытием расчетного счета.  от Райффайзен Банка — это мгновенное зачисление денег на счет, всего 0,19% за пополнение счета наличными через банкомат и круглосуточный доступ к средствам на счете в любой точке мира. Открыть счет и заказать карту можно за 5 минут прямо на сайте Райффайзен Банка: она будет доставлена курьером в срок от 1 дня.