Сроки хранения документов РКО

Перечень расчетно-кассовых документов

Документы, которые используются для оформления кассовых операций:

• Приходный кассовый ордер — ПКО. Документ по форме № КО-1 составляется на денежные средства, поступившие в кассу. Если приход оформляется чеком или бланком строгой отчетности, ордер можно выписывать один на все операции за день. В документе указывается его номер, дата, имя человека, который внес деньги, цель платежа и сумма средств цифрами и прописью. 
• Расходный кассовый ордер — РКО. Документ оформляется при выдаче денежных средств из кассы. Расходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером и действует только при предъявлении документа, удостоверяющего личность. Ответственный за выдачу денег назначается приказом руководителя предприятия. 
• Кассовая книга. Документ заполняется после каждой смены, в течение которой было движение денежных средств по счету, а также по окончанию отчетного периода: месяца, квартала, года. Кассир должен подвести баланс, пересчитать остаток. Запись делается по каждому расходному и приходному ордеру. Если в течении дня операций по счету не совершалось, кассовую книгу не заполняют. 
• Платежная ведомость, расчетно-платежная ведомость. В документах фиксируются выплаты персоналу и другим лицам: стипендии, заработные платы, премии и т. д. Если в организации мало сотрудников, расчетно-платежную ведомость можно не оформлять. Вместо нее составляются расходные кассовые ордера — отдельные на каждого работника. 
• Книга учета . Документ необходим для подтверждения факта передачи денежных средств от одного кассира другому. Каждая такая операция заносится в книгу отдельной записью и заверяется подписями бухгалтеров. 

Кассовые документы ведутся в бумажном или в электронном виде. Если для РКО имеются подтверждающие приложения, они перечисляются в ордере. 

Кассовые документы оформляются в следующих случаях:

• при поступлении или выдаче документов по движению денежных средств; 
• при приеме денег от подразделения организации или при извлечении купюр и монет из автоматических устройств; 
• при выдаче денег филиалам и загрузке наличных в автоматическое оборудование.

Согласно указаниям Банка России № 3210-У, индивидуальные предприниматели могут не оформлять кассовую книгу и кассовые документы.

Сроки хранения РКО в 2024 году

Документы, содержащие информацию бухгалтерского и налогового учета, должны храниться в организации в течение 5 лет — такой порядок установлен в ст. 23 Налогового кодекса РФ.

Период хранения рассчитывается с года, следующего за отчетным. Если кассовые документы оформлены в 2024 году, их необходимо держать в организации с 2025 года по 2029 год включительно. На предприятии создается собственный архив или выделяется отдельное помещение. Необходимо обеспечить сохранность документации, исключить риск ее порчи, утраты. 

В приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 также установлено, что хранить первичные учетные и оправдательные документы необходимо в течение 5 лет (п. 277 таблицы). Если по содержащимся в РКО сведениям возникают разногласия или споры, информация остается в организации до окончания разбирательств. 

Платежные и расчетно-платежные ведомости необходимо хранить 6 лет. Срок установлен все в том же приказе № 236 Федерального архивного агентства РФ. 

Если отсутствуют лицевые счета, ведомости, оконченные до 1 января 2003 года подлежат хранению в течение 75 лет, оконченные после 1 января 2003 года — в течение 50 лет. Расчетный период начинается с года, следующего за годом формирования документов.

Что важно запомнить

• Первичные кассовые документы оформляются в конце каждого дня, в котором было движение денежных средств. 
• Индивидуальные предприниматели могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу. 
• Порядок учета и хранения документации установлен в Указаниях Банка России № 3210-У.